Le dossier de location doit permettre au propriétaire d’un bien ou à une agence immobilière de connaître l'identité du locataire et sa solvabilité ainsi que celle de sa caution. La liste des documents pouvant être réclamées est fixée par un décret du 5 novembre 2015.
Ainsi, le dossier doit tout d’abord être composé d'une pièce d'identité du locataire (carte d'identité, carte de séjour, passeport ou permis de conduire), d'un justificatif de domicile, des trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges. A défaut, le locataire devra produire une attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ou encore du dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale. Le locataire devra en outre produire un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles (contrat de travail ou de stage, extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois pour une entreprise commerciale ou encore une copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant, une carte d(étudiant pour l’année en cours…) . Il devra fournir aussi le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition et ses trois derniers bulletins de salaires, un justificatif de de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur ou encore un avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers.
Pour la caution, le locataire devra fournir une pièce justificative d'identité en cours de validité, un justificatif de domicile, sa dernière quittance de loyer, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de 3 mois, une attestation d'assurance logement de moins de trois mois, le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale et un ou plusieurs justificatifs d'activités professionnelles. Notez enfin que le bailleur peut vérifier l'authenticité de l'avis d'imposition fourni par le locataire, en rentrant le numéro de l'avis et le numéro fiscal sur le service en ligne de vérification des avis d'imposition sur le revenu.